Agentní vychytávky #1: Jak hlídat splatnosti faktur

Představme si fiktivního podnikatele, kterému budeme říkat Marek. Provozuje malou autodopravu se dvěma středními nákladními auty. S jedním jezdí sám, ve druhém se střídá jeho zaměstnanec. Když zrovna není na cestě, řeší nabídky, servis, zákazníky, reklamace a administrativu.

Nechce mít ve Weekboardu každé tankování ani každý telefon. Potřebuje v něm vidět větší věci, které nesmí zapadnout. Typickým příkladem jsou přijaté faktury za servis, tankovací kartu, mýto nebo pojištění.

Problém není fakturu zaplatit. Problém je včas si na ni vzpomenout

Splatnosti už jednou existují v účetnictví. Ručně je přepisovat do plánovače znamená další práci a další místo, kde může vzniknout chyba. Když se faktura zaplatí, musí navíc někdo druhý seznam znovu uklidit.

Marek proto nechává externího agenta každý pracovní den zkontrolovat přijaté faktury. Agent do Weekboardu zapíše pouze ty, které stále čekají na úhradu a jejichž splatnost se blíží.

Weekboard umožňuje úkoly barevně zvýraznit a Marek si pro faktury vybral červenou, aby mezi ostatními úkoly okamžitě viděl platby, které mají tento týden odejít. Většinu úkolů nechává bez barvy. Oranžovou používá jen u servisního zásahu, který může odstavit jedno ze dvou aut a ovlivnit domluvené přepravy. Je to Markův vlastní systém. Jiný uživatel si může barvy nastavit úplně jinak.

Markova nástěnka ukazuje běžný pracovní týden: hotová práce zůstává přeškrtnutá, faktura FleetCard ještě čeká na úhradu a pátek obsahuje aktuální úkoly. Dole si Marek drží dlouhodobé nápady v seznamu „Někdy“ a odložitelnou údržbu v seznamu „Až bude auto stát“. Weekboard tak udržuje na očích i věci bez konkrétního data.

Co si Marek nechává zapsat do úkolu

Marek chce název úkolu přečíst jedním pohledem:

Uhradit FleetCard

Marek proto používá krátký název, který stále říká, co má udělat. Místo štítku „Tankovací karta“ nebo „Faktura FleetCard“ volí konkrétní akci. Částku a další podrobnosti, které nepotřebuje pro rychlé přečtení boardu, si nechává zapsat do poznámky.

Do poznámky agent typicky přidává údaje, které chce Marek při kontrole rychle vidět:

• dodavatele,
• číslo faktury nebo dokladu,
• datum splatnosti,
• částku,
• variabilní symbol,
• informaci, odkud úkol vznikl.

Marek agentovi řekl, aby do poznámky ukládal jen údaje, které chce při kontrole rychle vidět. Celou fakturu ani účetní agendu do Weekboardu kopírovat nechce. Jiný uživatel si může zvolit podrobnější nebo úspornější variantu — důležité je, aby úkol dával smysl jemu.

Jak může flow fungovat

Jedna z možných variant vypadá takto:

1. Účetní nebo fakturační systém eviduje novou přijatou fakturu.
2. Externí agent najde neuhrazené doklady s blížící se splatností.
3. Pro každý doklad vyhledá odpovídající úkol ve Weekboardu. Pokud neexistuje, vytvoří ho. Pokud už existuje, pouze ho aktualizuje.
4. Úkol umístí na den, kdy má Marek platbu vyřídit, a označí ho červeně.
5. Při dalších kontrolách agent porovná stav úkolu se stavem faktury ve zdrojovém systému.
6. Jakmile zdroj potvrdí úhradu, agent úkol přes API dokončí.

V Markově nastavení se dokončený úkol nemaže. Zůstává v historii a je zřejmé, že se platba skutečně vyřídila. Pokud jeho účetnictví úhradu nepotvrdí, úkol zůstane otevřený, i kdyby už Marek zadal příkaz v bance.

Z čeho může flow vycházet

V tomto příkladu Marek propojuje tři části:

1. Zdroj faktur — například fakturační nebo účetní systém, ke kterému má agent bezpečný přístup pro čtení.
2. Externí agent — samostatně běžící proces, který kontroluje faktury a pamatuje si vazbu mezi dokladem a úkolem.
3. Weekboard API token s právem zápisu — agent přes něj vytváří, aktualizuje a dokončuje úkoly.

V Markově variantě Weekboard agenta nehostuje ani se nepřipojuje k bance. Slouží jako lidská vrstva flow: ukazuje, co vyžaduje Markovo rozhodnutí nebo provedení. Jiná automatizace může být jednodušší nebo pracovat s jiným zdrojem. Přesný kontrakt pro externího agenta popisují veřejné instrukce k Weekboard API.

Příklad zadání pro agenta

Takto může vypadat Markovo zadání. Je záměrně obecné. Názvy polí a dostupnost stavu úhrady je potřeba přizpůsobit konkrétnímu účetnímu systému.

Každý pracovní den načti přijaté faktury splatné během následujících sedmi dnů. Zpracuj pouze neuhrazené doklady. Pro každou fakturu udržuj nejvýše jeden úkol ve Weekboardu a vazbu ukládej podle stabilního ID dokladu ve zdrojovém systému.

Úkol nazvi „Uhradit [stručný název dodavatele]“. Naplánuj ho nejpozději na datum splatnosti a nastav červenou barvu. Pracovní kontext ponech prázdný. Do poznámky vlož plný název dodavatele, číslo dokladu, splatnost, částku a variabilní symbol. Nevkládej přístupové údaje, celé bankovní údaje ani přílohu faktury.

Při každé další kontrole existující úkol aktualizuj místo vytváření kopie. Dokonči ho pouze tehdy, když zdrojový systém jednoznačně potvrzuje úhradu. Neodesílej platbu a neměň účetní data. Pokud je stav nejasný nebo API selže, ponech úkol otevřený a chybu zaznamenej pro kontrolu.

V API Weekboardu odpovídá červenému vizuálnímu štítku hodnota pink. Pole context agent v tomto flow neposílá.

Co tím Marek získá

Marek nemusí každé ráno otevírat účetnictví jen proto, aby zjistil, co ho čeká. Faktury vidí vedle ostatních významných úkolů svého týdne. Když se účetní stav změní, plán se uklidí bez dalšího přepisování.

Nejde o automatické placení. Jde o jednodušší a spolehlivější předání pozornosti:

Agent sleduje účetnictví. Weekboard ukazuje jen platby, které teď potřebují člověka.